Пресс-релиз к семинару «Автоматизация предприятия: процессный подход в распределенных структурах»

Материалы семинара «Автоматизация предприятия: процессный подход в управлении распределенными структурами»

В классическом менеджменте процессный подход понимается как непрерывная цепь логически взаимосвязанных управленческих функций, воздействующих на производство с определенной целью, в нашем случае - обеспечения управляемости организации.

Сегодня формализация процессов предприятия, декомпозиция процессов до операций, лежит в основе процессного подхода к управлению предприятием, позволяя разрабатывать оптимальные способы формирования управленческих данных и принятия управленческих решений, определяя уровни компетенции и разделяя уровни управления по менеджерам предприятия.

Чем интересна данная тема в свете распределенных структур? Прежде всего повышенным вниманием к описанию разделения задач и потоков данных между структурами, распределению ответственности и полномочий. Поэтому тема декомпозиции занимает одно из ведущих мест в семинаре.

Обоснованность процессного подхода с точки зрения теории менеджмента

Общеизвестно, что менеджеры выполняют следующие задачи:

• Постановка задач и выработка технологии работы для своих подчиненных;
• Принятие решений.

Механизм принятия решений может быть описан технологией. Технология работы менеджера - это последовательность выполнения задач, где каждая задача – этапы принятия решения.

Развитие технологичности происходит на основе развития декомпозиции, что является основой процессного подхода.

Очевидна классификация задач преобразования информации.

• Единичное преобразование;
• Разделение труда;
• Конвейерное преобразование.

Все однотипные последовательности задач имеет смысл организовать в конвейер. Конвейерное выполнение задач наиболее эффективно при наличии информационной системы, позволяющей настраивать и контролировать цепочки задач, где в качестве задач могут выступать такие шаги, как принятие решений, преобразование материалов, людей и информации.

Какие задачи решает (должен решать) менеджмент при создании технологии работы организации? Планирование; Организация; Контроль. При настроенном конвейере выполнения задач часть этих функций переходит к информационной системе, т.е. сокращается потребность в менеджерах, в первую очередь руководителей среднего звена, в задачи которых входит коммуникация между уровнями управления и создание внутренней технологии работы. Помимо этого описанный подход дает следующие преимущества:

• Увеличение пропускной способности исполнителя (и менеджера и работника);
• Обеспечение однородности функций исполнителя, что позволяет уменьшить требования к его квалификации;
• Увеличение аналитичности и контролируемости хода выполнения процессов;
• Уменьшение времени и улучшение качества коммуникаций между исполнителями;
• Улучшение психологического климата в коллективе, так как исполнитель чувствует себя частью единого организма.

Контроль исполнения как часть задачи управления предприятием. Обобщенная схема управления предприятием представляет собой цикл, состоящий из планирования, учета и контроля исполнения плана, анализа и прогноза, и принятия решения.

Из этого цикла наиболее интересны для нас в контексте темы семинара – суперпозиция учета, контроля и анализа. Главная функция управления предприятием или подразделением – принятие решения. Для этого необходимо проведение анализа, базирующегося на учете и контроле исполнения. Анализ в рамках темы семинара нам интересен как результат комплексной картины контроля работы предприятия.

Вопросы контроля, анализа, информирования.

Функции контроля – проверка определенного ряда показателей на соответствие критериям. В рамках применения различных систем возникает терминологическая путаница: понятие систем контроля смешивается с системами оперативного информирования, системами анализа, или с системами, осуществляющими функции ситуационных центров.

Контроль – это проверка на соответствие чему-либо. Мы можем применять различные способы контроля – отчетные формы, сводные отчеты, различные светофорные методы (плохо-допустимо-отлично).

Рассмотрение функций контроля в рамках темы семинара является ключевым вопросом управления предприятием.

Эффективное управление.

Для осуществления эффективного управления необходимо наличие формального описания процессов предприятия. Предложенный тезис легко доказывается путем «от противного» и рассмотрением исходной информации для принятия решения.

Вариант 1. Доскональное знание всех тонкостей деятельности предприятия, осуществление контроля на каждой операции. В результате будет полная картина деятельности предприятия, позволяющая принимать верные решения. Вариант 2. Определение с основных показателей, подлежащих контролю, и на основе их формирование управленческого решения.

Будем рассматривать последний вариант, так как первый отпадает после анализа возможностей его использования на более-менее крупном предприятии. Для эффективного управления важны также такие параметры контроля, как длительность проведения контроля, момент осуществления контроля: постоянный контроль, контроль с определенными временными интервалами, контроль по возникновению какого-либо события.

Формализация описания деятельности предприятия.

Для определения нужного набора показателей необходимо формализовать описание деятельности предприятия. Т.е. надо разделить процессы на дискретные блоки, определить задачи этих блоков, описать входную и выходную информацию. Формализация деятельности предприятия – поэтапный процесс. На первом этапе раскладываем деятельность на направления. В результате получим направления, подлежащие контролю.

Каждое направление разбивается на укрупненные задачи. Например, дистрибуция состоит из закупки, продажи, хранения, работы с клиентами.

Укрупненные задачи делятся на задачи нижнего уровня.

Далее задачи можно расписать по элементарным операциям. В итоге получается достаточно детализированная схема.

Теперь рассмотрим процессы в виде цепочек задач. Дистрибуцию рассмотрим в виде цепочки Работа с клиентами – Закупка – Хранение – Продажа. Определив информационные связи между задачами, получаем полноценную куртину функционирования.

Уточним понятия «процесс» и «задача».

Задача – логически завершенная последовательность элементарных операций, выполняющаяся в течение ограниченного промежутка времени. Процесс – это задача, запускаемая на выполнение постоянно для поддержания деятельности предприятия. Например, процесс закупки товара, или процесс складской обработки товара. Закупка конкретного товара – задача, решаемая за конечный промежуток времени. Процесс закупки товаров происходит постоянно в течение периода существования предприятия, т.к. связан с деятельностью этого предприятия.

Определение точек контроля. Показатели контроля.

Для определения точек контроля необходимо определить направления контроля и желаемые результаты контроля.

Для примера возьмем контроль сроков. В этом случае нас интересуют точки контроля, влияющие на сроки исполнения. Это точки регистрации и оформления заявок, утверждения, получения разрешения на оплату, точки доставки, точки отпуска в производство, а также контроль соответствия сроков появления и исполнения задач нормам. Если после определения точек контроля добавить в описание процессов аналитику по исполнителям, то получается комплексная информационная картина деятельности предприятия.

Особенности декомпозиции БП для распределенных структур.

Наличие территориальной распределенности организации вносит дополнительные требования в методологию декомпозиции.

В случае подхода «от структуры» будут описаны процессы, происходящие в подразделениях, а функции деятельности предприятия в этом случае явно не будут прорисованы. Подход от структуры позволяет минимизировать информационные (бумажные, электронные, телефонные …) потоки между подразделениями, а также оптимизировать отчетность. В итоге повышается контролируемость и управляемость подразделений, в том числе и удаленных. Кроме того, появление новых функций принципиально не меняет общую информационную картину деятельности предприятия. Недостаток: отсутствие выделенных функций деятельности, сложность контроля по функциям и направлениям деятельности.

Подход от функций облегчает функциональное управление предприятием, легче проводить анализ деятельности по направлениям, но организация нового направления требует разработки нового функционального описания, затрагивающего почти все подразделения.

Контроль деятельности предприятия в целом. Управление по (По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>) процессам.

Показатели – это данные, выраженные в числовом виде, на определенной точке контроля. Перед формированием наборов показателей необходимо определиться, для кого формируется набор контрольных показателей. На основании контрольных данных в рамках задач и процессов руководитель формирует свои решения.

В процессе текущего общего контроля деятельности предприятия представляются интегрированные показатели. Возможно интегрирование по подразделению, по службе, по исполнителю, по времени, по задаче и т.д. Получается картина, пригодная для оценки работы подразделения и предприятия.

При необходимости прояснить ситуацию необходимые показатели детализируются. Наличие избыточности как показателей, так и точек контроля, позволяет провести детальное исследование любого интегрального показателя, обеспечив возможности контроля для менеджеров любого уровня.

Процессное управление предприятием. С точки зрения процессного управления бизнес-процесс рассматривается как цепочка задач. Исполнение задачи инициирует запуск следующей задачи. Контроль исполнения задач во времени обеспечивает контроль течения процессов деятельности предприятия. Назначение ответственных исполнителей по каждой задаче позволяет контролировать квалификацию и степень ответственности работников. Контроль процесса в целом по основным точкам контроля за период времени обеспечивает информацией об эффективности работы подразделения или предприятия. Контроль по исполнителям позволяет оценить работу персонала. Сводные показатели процессов позволяют принимать решения о работе предприятия в целом.

Применение автоматического контроля на соответствие ряду критериев позволяет сосредоточиться на оценке показателей эффективности работы предприятия, вмешиваясь в работу процессов только при выходе показателей за рамки установленных критериев. В результате получается непрерывный и многоплановый контроль и управление, направленное на развитие предприятия.

Информационная часть семинара

Компания AVACCO SOFT была создана в мае 1999 года.

В состав компании вошли высокопрофессиональные сотрудники, имеющие большой опыт работы в сфере информационных технологий.

В течение периода становления компании был создан программный продукт «AVACCO», решающий задачи учета товародвижения.

Начиная с 2001 года компания начала работать с клиентами, активно продвигая ПП «AVACCO».

На сегодняшний день ПП AVACCO «умеет» эффективно решать многие задачи планирования, учета, контроля и анализа информации.

Продолжается работа по повышению потребительских качеств программного продукта, а также по продвижению торговой марки. Начинается создание сети представительств компании.

О системе «AVACCO»

Система «AVACCO» построена по трехуровневой технологии «Клиент» - «Сервер бизнес-логики» - «Сервер базы данных».

В качестве СУБД использован популярный продукт Microsoft SQL Server.

Система построена по модульному принципу, что позволяет создавать системы практически любой сложности. Результат использования модульного построения системы – возможность вводить в действие и обновлять систему помодульно.

Первичная настройка системы производится с помощью встроенного инструмента, описывающего бизнес-процессы в графическом виде. Наглядное отображение бизнес-процессов также позволяет легко ориентироваться в огромном комплексе финансово-хозяйственной деятельности.

Система построена так, что позволяет легко организовать «процессное управление» предприятием, выдавая автоматически задания сотрудникам в рамках настроенных бизнес-процессов.

Наличие информации о выполнении задач и операций дает возможность использовать необходимую и достаточную совокупность точек контроля для управления предприятием на любом уровне иерархии.

Открытая архитектура системы «AVACCO» позволяет использовать данные любых систем учета и управления, существующие на предприятии, для интеграции контрольных данных.

Из реализованных решений можно отметить:

• Дистрибуция;
• Оптово-розничный склад;
• Сервис-центр;
• Интервально-нумерованные изделия;
• Интернет-магазин;
• Проектный бизнес.

Среди последних разработок компании AVACCO SOFT можно отметить интересные решения задачи планирования и контроля использования транспорта путем определения оптимальной загрузки по весу и объему, планирования маршрутов доставки, контроля движения транспорта.