Автоматизация задач делопроизводства

Делопроизводство - документационное обеспечение деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства и переход к безбумажным технологиям является основой автоматизации документооборота (хотя зачастую четкую границу между автоматизацией делопроизводства и документооборота провести трудно).

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:

• Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
• Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
• Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается:

• Исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа.
• При создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания.
• Каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных.
• Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

(По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>) Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:

• Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
• Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
• Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
• Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
• Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.

Вопросы организации хранения документов рассмотрены в разделе Электронный архив.